Voor de RES Werkorganisaties streven we naar een nauwkeurige en thematische weergave van onze voortgang in de praktijk. Onze focus ligt specifiek op plannen voor decentraal opgewekte hernieuwbare energie en de warmtetransitie. Daarnaast willen we inzicht verkrijgen in het besluitvormingsproces en de participatie van stakeholders.
Het verzamelen en organiseren van zowel kwantitatieve als kwalitatieve data bleek een arbeidsintensief proces te zijn. Denk hierbij aan het periodiek opschonen en bijwerken van gegevens in Excel, en het uitwisselen van informatie via e-mail met diverse partners. Om dit proces te stroomlijnen en te verbeteren, hebben we een oplossing gezocht die aansluit bij onze doelen en functionele eisen.
Hoofddoel: We streven naar een online transparante oplossing voor “data & informatie verzameling” die het vertrouwen in het proces bevordert.
Subdoelen:
- Partners de verantwoordelijkheid geven voor het invullen van benodigde data en informatie, wat de regionale voortgang inzichtelijk maakt en monitoring mogelijk maakt.
- Partners continu de mogelijkheid bieden om gegevens bij te werken zonder de wijzigingsgeschiedenis te verliezen.
- De mogelijkheid bieden om gegevens online te delen met een breder publiek, waardoor samenwerking wordt bevorderd.
- Het verminderen van administratieve lasten voor zowel partners als de werkorganisatie, door het elimineren van mailverkeer voor het verzamelen van data en zo de focus op inhoud te verbeteren.
Functionele eisen:
- De gekozen oplossing moet veilig, betrouwbaar en gebruiksvriendelijk zijn, toegankelijk online en eenvoudig te beheren.
- Data moet direct eenduidig worden opgeslagen en de oplossing moet overzichten kunnen genereren in de vorm van grafieken en diagrammen.
- Integratie met andere applicaties moet mogelijk zijn, zoals GIS-toepassingen voor het visualiseren van gegevens op kaarten.
Uitdagingen: Om een succesvolle implementatie te waarborgen, moeten we valkuilen vermijden, zoals technische complicaties, onduidelijke instructies en omslachtige processen.
Met deze doelstellingen en uitdagingen in gedachten, hebben we het Ninox-systeem geïmplementeerd als onze oplossing. Dit online Excel-platform heeft ons geholpen om onze doelen te bereiken en het proces te optimaliseren. We hebben samen met onze partners een gestroomlijnd proces ontwikkeld voor het bijhouden van gegevens. Feedback van alle betrokkenen wordt actief verzameld om het systeem continu te verbeteren en aan te passen aan veranderende informatiebehoeften.
We zijn ervan overtuigd dat onze geïmplementeerde oplossing niet alleen heeft bijgedragen aan een verbeterde datakwaliteit, maar ook aan een aanzienlijke vermindering van de verwerkingstijd. Hierdoor kunnen we sneller rapporten en analyses genereren en effectiever reageren op veranderingen in het proces.
